Mercer, branche du groupe américain Marsh & McLennan, Inc, est spécialisé dans le conseil et les services en ressources humaines, protection sociale et avantages sociaux. La société compte plus de 600 collaborateurs en France. Grâce à sa mosaïque d’expertises uniques et complémentaires – prévoyance/frais de santé, retraite, capital humain, enquêtes de rémunération, mobilité internationale, fusions acquisitions, conseil en investissement, Mercer propose des services sur mesure aux entreprises, branches professionnelles, institutionnels et particuliers. Depuis quelques mois, les dossiers d’un million de bénéficiaires relatifs à la gestion des frais de santé sont intégrés et traités dans la GED Novaxel. La mise en place d’une GED s’inscrit dans un plan large de redéploiement des systèmes de communication de Mercer. M. Vincent Gombault, responsable informatique de Mercer France, retrace les choix stratégiques et donne les premiers retours sur l’utilisation de la GED.
- PROBLÉMATIQUE
« Le choix d’intégrer une GED procède d’une stratégie de renouveler entièrement nos processus de gestion des dossiers clients. La décision de choisir Novaxel a été prise au printemps 2010. Le projet a duré deux ans. Le produit nous avait été recommandé par l’éditeur de notre progiciel de gestion qui tourne sous AS/400, » explique M. Gombault. La mise en place de la GED avait pour finalité de simplifier et d’accélérer l’accès des documents aux gestionnaires de comptes de Mercer. Outre des pratiques et une organisation nouvelles, cela demandait aussi de changer de format de fichier, de passer du formulaire interne au document Word. « Notre but est de gagner en efficacité dans les centres de gestion et la GED Novaxel est la pièce fondatrice de ce processus, » précise M. Gombault. « Nous avons une utilisation très spécifique de cet outil, et pour qu’il corresponde à nos besoins nous avons développé avec les équipes de Novaxel des scripts sur-mesure pour le classement automatisé de nos documents en provenance de notre AS/400. L’usage aujourd’hui est strictement limité aux collaborateurs en interne, qui seront à terme 400 à utiliser la GED dans leurs tâches quotidiennes. »
- PREMIERS RETOURS ET BÉNÉFICES
« Nous avons dû surmonter des problèmes de conflits liés à un très grand nombre d’utilisateurs travaillant sur un même dossier dans Novaxel, avec des classements en rafale de plus de 3000 documents par jour. Mais, fort heureusement, sa souplesse et la réactivité de la société ont permis de résoudre les quelques points en suspens, et d’optimiser les processus. Depuis juin 2012, les gestionnaires ont toutes les cartes en main pour confirmer notre stratégie et les gains attendus d’efficacité, » observe M. Gombault. « La mise en test puis en production était une étape critique et nous pouvons dire aujourd’hui qu’elle est un succès qui doit se traduire dans les résultats opérationnels. C’est une longue route et nous sommes ravis que Novaxel nous y accompagne. »
- ÉVOLUTIONS
« Nous souhaiterions à l’avenir disposer d’une nouvelle version du produit permettant une plus grande souplesse en terme de choix d’architecture, de redondance et de dimensionnement. Notre système actuel est opérationnel et ses performances sont à la hauteur des attentes, » reconnait M. Gombault. « Nous sommes donc bien partis pour poursuivre le programme de renouvellement de notre système d’informations, une évolution qui connaîtra encore d’importantes étapes en 2013 et au-delà. »
Evènement : Novaxel est partenaire ITN présent au salon du courtage les 19 et 20 septembre à Paris.
À propos de NOVAXEL
NOVAXEL développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de dossiers) : « NOVAXEL », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, NOVAXEL connaît un développement continu sur le marché de l’entreprise. La société établie à Lyon compte aujourd’hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d’assurance (Allianz, Generali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu’Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère de l’Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques références récentes : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L’offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de contrôle de complétude pour identifier les documents inexistants, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son iPhone. L’intégration des certificats électroniques délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». NOVAXEL est membre de l’association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » – www.NOVAXEL.com. NOVAXEL propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « NOVAXEL Family », disponible sur www.NOVAXEL-store.com, la boutique de la GED.
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