{"id":37670,"date":"2014-04-04T09:50:01","date_gmt":"2014-04-04T09:50:01","guid":{"rendered":"http:\/\/www.agglotv.com\/?p=37670"},"modified":"2014-04-04T10:06:41","modified_gmt":"2014-04-04T10:06:41","slug":"pour-la-sep-specialiste-de-la-maitrise-douvrage-du-point-de-vue-managerial-lapport-de-la-ged-novaxel-est-vraiment-magique","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.agglotv.com\/?p=37670","title":{"rendered":"Pour la SEP, sp\u00e9cialiste de la ma\u00eetrise d&rsquo;ouvrage,  du point de vue manag\u00e9rial, l&rsquo;apport de la GED novaxel \u00ab\u00a0est vraiment magique\u00a0\u00bb"},"content":{"rendered":"<div class=\"alignleft\"><script type=\"text\/javascript\"><!--\ngoogle_ad_client = \"pub-2913804460579993\";\n\/* 300x250, date de cr\u00e9ation 09\/09\/10 *\/\ngoogle_ad_slot = \"3968300003\";\ngoogle_ad_width = 300;\ngoogle_ad_height = 250;\n\/\/-->\n<\/script><br \/>\n<script type=\"text\/javascript\"\nsrc=\"http:\/\/pagead2.googlesyndication.com\/pagead\/show_ads.js\">\n<\/script><\/div>\n<p><a href=\"http:\/\/www.sep86.fr\/\">La SEP<\/a>, Soci\u00e9t\u00e9 d&rsquo;Equipement du Poitou, est une soci\u00e9t\u00e9 d\u2019\u00e9conomie mixte n\u00e9e en 1960 \u00e0 l\u2019initiative des Villes de Poitiers et de Ch\u00e2tellerault. Son directeur op\u00e9rationnel, M. Pascal Giacomoni, apporte son t\u00e9moignage sur son exp\u00e9rience de la mise en place, \u00e0 partir de d\u00e9but 2012, de la solution de GED intuitive propos\u00e9e par novaxel. Deux ans plus tard tombe son verdict : \u00ab\u00a0La GED, c&rsquo;est vraiment magique !\u00a0\u00bb<\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/www.sep86.fr\/\">La SEP<\/a> am\u00e9nage le territoire en y installant de nouveaux quartiers d\u2019habitation ou des parcs d\u2019activit\u00e9s. Son capital est r\u00e9parti entre les principales collectivit\u00e9s locales et territoriales de la Vienne, des banques et des acteurs \u00e9conomiques locaux. Elle accompagne principalement ses partenaires publics dans la r\u00e9alisation de leurs projets urbains ou de d\u00e9veloppement. Mais elle r\u00e9alise aussi pour une client\u00e8le priv\u00e9e, des immeubles clefs en main : bureaux, b\u00e2timents artisanaux ou d\u2019activit\u00e9s. La SEP emploie une vingtaine de collaborateurs.<\/p>\n<p>Le m\u00e9tier de la SEP est l&rsquo;assistance \u00e0 la ma\u00eetrise d&rsquo;ouvrage. Dans le b\u00e2timent, on distingue en effet trois intervenants : l&rsquo;entreprise de construction ; le ma\u00eetre d&rsquo;\u0153uvre (architecte, bureau d&rsquo;\u00e9tudes\u2026) ; le ma\u00eetre d&rsquo;ouvrage, qui est celui qui pilote, coordonne, contractualise, finance, organise\u2026<!--more--><\/p>\n<p><strong> <\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><strong>PROBLEMATIQUE<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Qu&rsquo;y avait-il avant la GED novaxel ? La SEP proc\u00e9dait comme font encore beaucoup d&rsquo;entreprises : les dossiers \u00e9lectroniques \u00e9taient rang\u00e9s dans le serveur. \u00ab\u00a0Je constatais un double probl\u00e8me,\u00a0\u00bb explique Pascal Giacomoni. \u00ab\u00a0Une arborescence existait, mais elle \u00e9tait fluctuante, en fonction de l&rsquo;inspiration des utilisateurs. Par ailleurs, quoique de fa\u00e7on imparfaitement rationnelle, y figuraient obligatoirement tous les documents produits chez nous sur ordinateur, mais les documents re\u00e7us \u00e9taient absents, ce qui interdisait d&rsquo;avoir sous les yeux l&rsquo;ensemble des \u00e9l\u00e9ments d&rsquo;une affaire.\u00a0\u00bb<\/p>\n<p>Le volume de papier continuait \u00e0 cro\u00eetre ann\u00e9e apr\u00e8s ann\u00e9e et la SEP identifiait le besoin de fluidifier l&rsquo;acc\u00e8s aux informations tout en regroupant sur un m\u00eame outil la totalit\u00e9 des \u00e9changes \u00e9pistolaires relatifs \u00e0 un projet, nomm\u00e9 \u00ab\u00a0op\u00e9ration\u00a0\u00bb dans la profession. \u00ab\u00a0Nous sommes entr\u00e9s en discussion avec notre prestataire <a href=\"http:\/\/www.vienne-documentique.com\/\">Vienne Documentique<\/a> et avec la soci\u00e9t\u00e9 Novaxel. En d\u00e9cembre 2011 la d\u00e9cision \u00e9tait prise.\u00a0\u00bb (Vienne Documentique, concessionnaire Xerox, apporte une vraie valeur ajout\u00e9e locale \u00e0 travers la maitrise d\u2019\u0153uvre dans les solutions informatiques et de gestion \u00e9lectronique de documents).<\/p>\n<p><strong> <\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><strong>CHOIX DE LA SOLUTION      ET DEPLOIEMENT<\/strong><strong> <\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>\u00ab\u00a0Un s\u00e9rieux travail de pr\u00e9paration puis d&rsquo;accompagnement nous a permis de r\u00e9aliser avec succ\u00e8s ce changement,\u00a0\u00bb se f\u00e9licite Pascal Giacomoni. \u00ab\u00a0Car l&rsquo;arriv\u00e9e d&rsquo;un outil de GED est un changement, il ne faut pas le minimiser, et comme tout changement il peut susciter des craintes, de l&rsquo;h\u00e9sitation\u2026 en avoir conscience, c&rsquo;est \u00eatre capable de d&rsquo;y faire face. C&rsquo;est je crois ce que nous avons su faire plut\u00f4t bien, on le voit avec le recul de deux ans maintenant. Un investissement humain est n\u00e9cessaire pour r\u00e9ussir l&rsquo;implantation d&rsquo;une GED.\u00a0\u00bb<\/p>\n<p>Dans la phase pr\u00e9paratoire, une sp\u00e9cialiste de la documentation de la soci\u00e9t\u00e9 KADYS s&rsquo;est rendu disponible afin de conduire un audit portant sur les modes de fonctionnement de l&rsquo;entreprise. Cr\u00e9\u00e9e en 2009, KADYS s\u2019appuie sur les m\u00e9tiers de la documentation et de l\u2019information pour accompagner les entreprises, collectivit\u00e9s et associations dans un projet de GED. Cette approche concr\u00e8te et qualitative engendre une meilleure compr\u00e9hension des enjeux et permet d\u2019accompagner les collaborateurs dans la conduite du changement, n\u00e9cessaire \u00e0 un tel projet d\u2019entreprise.<\/p>\n<p>Un questionnement en mode it\u00e9ratif et interactif entre l&rsquo;entreprise et le prestataire a permis de faire \u00e9merger l&rsquo;arborescence la plus ad\u00e9quate. \u00ab\u00a0Cela nous a amen\u00e9s \u00e0 nous interroger, \u00e0 voir ce qui n&rsquo;allait pas, ce qui \u00e9tait \u00e0 retenir. Et en fin de compte, nous avons dress\u00e9 l&rsquo;arborescence qui collait le mieux \u00e0 notre m\u00e9tier, alors que d&rsquo;autres solutions de GED sont des logiciels rigides laissant peu de place \u00e0 la personnalisation.\u00a0\u00bb<\/p>\n<p>Cette p\u00e9riode que Pascal Giacomoni avait baptis\u00e9e \u00ab\u00a0phase de d\u00e9collage\u00a0\u00bb s&rsquo;est \u00e9chelonn\u00e9e sur une dur\u00e9e de six mois.\u00a0 Dans chaque service un \u00ab\u00a0r\u00e9f\u00e9rent\u00a0\u00bb avait \u00e9t\u00e9 identifi\u00e9 : ce collaborateur consacrait \u00e0 la GED un peu plus de temps que ses coll\u00e8gues, pour lesquels il repr\u00e9sentait une ressource et un interm\u00e9diaire. Le r\u00e9f\u00e9rent agissait comme moteur du projet, il expliquait, il rassurait. \u00ab\u00a0Nous avions planifi\u00e9 un point tous les quinze jours pendant les six premiers mois, puis apr\u00e8s six mois j&rsquo;avais pr\u00e9vu une r\u00e9vision g\u00e9n\u00e9rale permettant de nous assurer que tout \u00e9tait bien assimil\u00e9 et que la ma\u00eetrise de l&rsquo;outil GED \u00e9tait atteinte. Ce qui fut fait et constat\u00e9.\u00a0\u00bb<\/p>\n<p>La question \u00e9pineuse de l&rsquo;entr\u00e9e en GED de l&rsquo;existant historique non num\u00e9ris\u00e9 s&rsquo;est pos\u00e9e. Fallait-il scanner tout le pass\u00e9, ou d\u00e9marrer \u00e0 z\u00e9ro au jour J ? \u00ab\u00a0Nous travaillons sur les op\u00e9rations de temps long, o\u00f9 un projet rapide dure trois ans, et o\u00f9 un autre projet peut s&rsquo;\u00e9taler sur douze ans. Dans ces conditions, nous avons fix\u00e9 des r\u00e8gles de basculement : selon son stade d&rsquo;avancement, les documents d&rsquo;une affaire en cours soit \u00e9taient pass\u00e9s au scanner, soit \u00e9taient laiss\u00e9s sous leur forme papier. Chaque semaine une assistante technique consacrait une demi journ\u00e9e \u00e0 l&rsquo;int\u00e9gration en GED de documents anciens.\u00a0\u00bb<\/p>\n<p>La GED novaxel repose sur une analogie qui explique son \u00e9tiquette de \u00ab\u00a0GED intuitive\u00a0\u00bb. Cette analogie est celle, \u00d4 combien famili\u00e8re, de l&rsquo;armoire : sur son \u00e9cran, l&rsquo;utilisateur peut se repr\u00e9senter allant chercher (ou classer) un fichier entre deux intercalaires qui font partie d&rsquo;un classeur pos\u00e9 sur une \u00e9tag\u00e8re \u00e0 l&rsquo;int\u00e9rieur d&rsquo;une armoire. Plusieurs armoires sont possibles dans une m\u00eame organisation. La SEP en poss\u00e8de trois. La plus grande armoire virtuelle en volume contenu est celle o\u00f9 l&rsquo;on trouve les \u00ab\u00a0op\u00e9rations\u00a0\u00bb (projets en cours), elle est utilis\u00e9e pour la gestion des clients. La seconde armoire est celle des services, pour la gestion administrative au quotidien. L&rsquo;armoire num\u00e9ro trois renferme tout ce qui est relatif \u00e0 la comptabilit\u00e9, aux affaires fiscales, sociales et RH. Au total, aujourd&rsquo;hui, la GED novaxel abrite un peu plus de 50 000 documents.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>RETOURS ET B\u00c9N\u00c9FICE<\/strong><strong>S<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Dans le m\u00e9tier de l&rsquo;assistance \u00e0 la ma\u00eetrise d&rsquo;ouvrage, un grand nombre de personnes apportent leur contribution \u00e0 une op\u00e9ration de mani\u00e8re transversale, car des comp\u00e9tences vari\u00e9es sont sollicit\u00e9es : technique, comptabilit\u00e9, juridique, foncier\u2026 c&rsquo;est pourquoi \u00e0 la SEP tout le monde utilise la GED (une vingtaine de personnes).<\/p>\n<p>\u00ab\u00a0La GED est totalement int\u00e9gr\u00e9e, je dirais qu&rsquo;elle est dans le r\u00e9flexe,\u00a0\u00bb estime Pascal Giacomoni. \u00ab\u00a0Les gains acquis en efficacit\u00e9 sont visibles. Tous les dossiers \u00e9tant organis\u00e9s selon un sch\u00e9ma commun, notre fonctionnement est harmonieux, nos acc\u00e8s \u00e0 l&rsquo;information bien plus efficaces que dans le pass\u00e9. Si un charg\u00e9 d&rsquo;op\u00e9ration est absent, un autre peut instantan\u00e9ment trouver toutes les pi\u00e8ces d&rsquo;un dossier : un compte-rendu, un plan, un \u00e9change de lettres\u2026 non seulement tout est hi\u00e9rarchis\u00e9 selon un sch\u00e9ma connu de tous, mais en outre le nommage des fichiers est standardis\u00e9, fluidifiant les recherches. D\u00e9barrass\u00e9 de la foule des petits obstacles qui entravaient les recherches, le travail devient plus qualitatif.\u00a0\u00bb<\/p>\n<p>\u00ab\u00a0Du point de vue manag\u00e9rial, l&rsquo;apport de la GED est pr\u00e9cieux. Il est devenu facile d&rsquo;aller d&rsquo;un projet \u00e0 l&rsquo;autre sans le moindre agacement, pour y trouver un plan, un calendrier, un compte-rendu ou autre\u2026 pour manager les \u00e9quipes, pouvoir passer d&rsquo;un dossier \u00e0 l&rsquo;autre avec cette aisance, c&rsquo;est vraiment magique !\u00a0\u00bb<\/p>\n<p>Gr\u00e2ce au succ\u00e8s de la mise en place de la GED au sein de la Soci\u00e9t\u00e9 d\u2019\u00e9quipement du Poitou, Novaxel a pu se rapprocher de Progisem, ce qui a donn\u00e9 naissance \u00e0 un partenariat entre les 2 \u00e9diteurs. (Progisem est \u00e0 la fois concepteur, d\u00e9veloppeur et \u00e9diteur de logiciels de gestion int\u00e9gr\u00e9e. Fort de son exp\u00e9rience de plus de 20 ans avec les Etablissements Public Locaux (EPL), Progisem offre des solutions technologiques standardis\u00e9es, ouvertes, param\u00e9trables et efficaces . Ces solutions permettent la gestion d&rsquo;importants volumes d&rsquo;informations et la connexion simultan\u00e9e d&rsquo;un grand nombre d&rsquo;utilisateurs, en communiquant en permanence avec les clients et partenaires).<\/p>\n<p><strong>\u00c0 \u00a0propos de novaxel<\/strong><br \/>\nNovaxel, filiale du groupe Visiativ, d\u00e9veloppe et   \u00e9dite un logiciel de GED (gestion \u00e9lectronique de documents)\u00a0:\u00a0\u00ab\u00a0novaxel\u00a0\u00bb,   num\u00e9ro un de la GED intuitive. Fond\u00e9e en 1994, Novaxel conna\u00eet un   d\u00e9veloppement continu sur le march\u00e9 de l\u2019entreprise. La soci\u00e9t\u00e9, \u00e9tablie \u00e0   Lyon, compte aujourd\u2019hui une majorit\u00e9 de PME\/PMI, mais aussi des grands   r\u00e9seaux d\u2019assurance (Allianz, Generali\u2026), des Experts-comptables, des   Transporteurs, des Collectivit\u00e9s locales, ainsi que des Administrations et   des grands comptes tels qu\u2019Alcatel, Chantiers de l&rsquo;Atlantique, CNFPT, Vinci,   Camif, MAIF, Minist\u00e8re de l\u2019Int\u00e9rieur, Office public HLM Nanterre, Os\u00e9o,   APRR, SNCF, etc. Quelques r\u00e9f\u00e9rences r\u00e9centes : Lafor\u00eat Immobilier, JCA,   Defoly Immobilier, Groupe Berdugo M\u00e9toudi, Rexco Conseils. L\u2019offre de la   soci\u00e9t\u00e9 est puissante gr\u00e2ce \u00e0 des modules de workflow, de contr\u00f4le de   compl\u00e9tude pour identifier les documents inexistants, de LAD avec gestion des   codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son iPhone.   L\u2019int\u00e9gration des certificats \u00e9lectroniques, d\u00e9livr\u00e9s par ChamberSign, en   fait la premi\u00e8re \u00ab\u00a0GED de Confiance\u00a0\u00bb. novaxel est membre de   l\u2019association \u00ab\u00a0R\u00e9seau Entreprendre Rh\u00f4ne-Alpes\u00a0\u00bb &#8211; <a href=\"http:\/\/www.novaxel.com\">www.novaxel.com<\/a>.   novaxel propose \u00e9galement une version priv\u00e9e et gratuite de son logiciel de   GED, \u00ab\u00a0novaxel Family\u00a0\u00bb, disponible sur <a href=\"http:\/\/www.novaxel-store.com\">www.novaxel-store.com<\/a>,   la boutique de la GED.<\/p>\n<p><center><script type=\"text\/javascript\"><!--\ngoogle_ad_client = \"ca-pub-2913804460579993\";\n\/* Comm *\/\ngoogle_ad_slot = \"9074092525\";\ngoogle_ad_width = 468;\ngoogle_ad_height = 15;\n\/\/-->\n<\/script><br \/>\n<script type=\"text\/javascript\"\nsrc=\"http:\/\/pagead2.googlesyndication.com\/pagead\/show_ads.js\">\n<\/script><\/center><\/p>\n<table border=\"0\" align=\"center\">\n<tbody>\n<tr>\n<td>\n<div class=\"fb-like\" data-send=\"false\" data-layout=\"button_count\" data-width=\"150\" data-show-faces=\"false\"><\/div>\n<\/td>\n<td><script src=\"\/\/platform.linkedin.com\/in.js\" type=\"text\/javascript\">lang: fr_FR<\/script><script type=\"IN\/Share\" data-counter=\"right\"><\/script><\/td>\n<td><a href=\"https:\/\/twitter.com\/share\" class=\"twitter-share-button\" data-count=\"horizontal\" data-via=\"IciOnVousVoit\" data-lang=\"fr\">Tweeter<\/a><script type=\"text\/javascript\" src=\"\/\/platform.twitter.com\/widgets.js\"><\/script><\/td>\n<tr>\n<td><a href=\"http:\/\/www.scoop.it\" class=\"scoopit-button\" scit-position=\"horizontal\" >Scoop.it<\/a><script type=\"text\/javascript\" src=\"http:\/\/www.scoop.it\/button\/scit.js\"><\/script><\/td>\n<td><script type=\"text\/javascript\">var viadeoWidgetsJsUrl = document.location.protocol+\"\/\/widgets.viadeo.com\";(function(){var e = document.createElement('script'); e.type='text\/javascript'; e.async = true;e.src = viadeoWidgetsJsUrl+'\/js\/viadeowidgets.js'; var s = document.getElementsByTagName('head')[0]; s.appendChild(e);})();<\/script><\/p>\n<div class=\"viadeo-share\" data-display=\"btnlight\" data-count=\"right\" data-align=\"left\" data-partner-id=\"forzoovrqaoAviDtoqEjyhtvVo\"><\/div>\n<\/td>\n<td><g:plusone><\/g:plusone><\/td>\n<\/tr>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La SEP, Soci\u00e9t\u00e9 d&rsquo;Equipement du Poitou, est une soci\u00e9t\u00e9 d\u2019\u00e9conomie mixte n\u00e9e en 1960 \u00e0 l\u2019initiative des Villes de Poitiers et de Ch\u00e2tellerault. 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