{"id":3129,"date":"2010-05-17T07:39:15","date_gmt":"2010-05-17T07:39:15","guid":{"rendered":"http:\/\/www.agglotv.com\/?p=3129"},"modified":"2010-05-17T07:39:15","modified_gmt":"2010-05-17T07:39:15","slug":"la-solution-de-gestion-electronique-de-documents-de-novaxel-equipe-la-ville-de-douvaine","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.agglotv.com\/?p=3129","title":{"rendered":"La solution de gestion \u00e9lectronique de documents de Novaxel  \u00e9quipe la ville de Douvaine"},"content":{"rendered":"<div class=\"alignleft\"><script type=\"text\/javascript\"><!--\ngoogle_ad_client = \"pub-2913804460579993\";\n\/* 250x250, date de cr\u00e9ation 28\/04\/10 *\/\ngoogle_ad_slot = \"1337509044\";\ngoogle_ad_width = 250;\ngoogle_ad_height = 250;\n\/\/-->\n<\/script><br \/>\n<script type=\"text\/javascript\"\nsrc=\"http:\/\/pagead2.googlesyndication.com\/pagead\/show_ads.js\">\n<\/script><\/div>\n<p><strong>Douvaine (<a href=\"http:\/\/www.rest-hotels.com\/haute-savoie-c-114.html\">Haute-Savoie<\/a>) re\u00e7oit une distinction pour cette initiative en faveur du D\u00e9veloppement Durable<\/strong><\/p>\n<p>La Ville de Douvaine (Haute-Savoie)  vient de mener \u00e0 bonne fin un ambitieux programme de d\u00e9mat\u00e9rialisation avec la solution de GED intuitive de NOVAXEL. La Ville a \u00e9t\u00e9 distingu\u00e9e pour l\u2019ann\u00e9e 2009 parmi les communes de France pour cette initiative jug\u00e9e particuli\u00e8rement remarquable, dans la cat\u00e9gorie D\u00e9veloppement Durable. <\/p>\n<p><strong>Douvaine r\u00e9compens\u00e9e par LexisNexis<\/strong><br \/>\nLors du 69e Congr\u00e8s du Syndicat National des Directeurs G\u00e9n\u00e9raux des Services des Collectivit\u00e9s Territoriales qui s\u2019est tenu \u00e0 Lille fin 2009, l\u2019\u00e9diteur juridique LexisNexis a d\u00e9cern\u00e9 les prix 2009 Bottin administratif de la gouvernance territoriale. Dans la Cat\u00e9gorie D\u00e9veloppement Durable qui r\u00e9compense une initiative particuli\u00e8rement remarquable au cours de l\u2019ann\u00e9e, c\u2019est la ville de Douvaine, Haute Savoie, qui a re\u00e7u cette r\u00e9compense pour 2009. LexisNexis est le groupe bien connu de publications juridiques destin\u00e9es notamment aux collectivit\u00e9s locales. <!--more--><\/p>\n<p><strong>La Gestion Electronique de Documents (GED)<\/strong><br \/>\nLa GED d\u2019organisation de NOVAXEL prend en charge la gestion compl\u00e8te des dossiers d\u2019une entreprise, d\u2019un service, d\u2019une agence, d\u2019un cabinet, d\u2019une Collectivit\u00e9 Locale sous forme num\u00e9rique (d\u00e9mat\u00e9rialisation). Les documents num\u00e9ris\u00e9s sont class\u00e9s dans une base structur\u00e9e pr\u00e9alablement d\u00e9finie en suivant l\u2019analogie famili\u00e8re Armoire-Rayon-Classeur-Dossier, qui offre \u00e0 l\u2019utilisateur une approche intuitive puissante se traduisant par des gains de productivit\u00e9 et une am\u00e9lioration du travail collaboratif.<\/p>\n<p><strong>Donn\u00e9es<\/strong><br \/>\nLa commune de Douvaine (Haute-Savoie) : 5000 habitants ; 80 agents ; 800 ramettes de papier soit 400000 feuilles consomm\u00e9es chaque ann\u00e9e ; le Service Courrier ouvre annuellement 7000 plis et affranchit 4000 lettres. C\u2019est par ce raccourci original que Monsieur Gilles Joly, Directeur G\u00e9n\u00e9ral des Services, nous pr\u00e9sente Douvaine avant d\u2019expliquer comment la Ville est pass\u00e9e \u00e0 la solution de GED intuitive de NOVAXEL..<\/p>\n<p><strong>Fonctionnement de la d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/strong><br \/>\nLe document arrive par courrier \u00e9lectronique, ou sinon il est scann\u00e9. Il est stock\u00e9 dans le syst\u00e8me informatique et rendu consultable par la solution logicielle NOVAXEL. Ensuite, il est archiv\u00e9 \u00e9lectroniquement selon les r\u00e8gles d\u2019usage d\u00e9finies \u00e0 l\u2019identique par le papier. La sortie des documents s\u2019effectue par t\u00e9l\u00e9transmission.<\/p>\n<p><strong>Avantages de la GED et de la Signature Electronique<\/strong><br \/>\n\u2022\tSimplifier les \u00e9changes et renforcer la confiance dans le travail collaboratif (entre \u00e9lus et fonctionnaires)<br \/>\n\u2022\tR\u00e9aliser des \u00e9conomies (timbres, d\u00e9placements, papier, encre)<br \/>\n\u2022\tS\u00e9curiser les \u00e9changes<br \/>\n\u2022\tAcc\u00e9l\u00e9rer les \u00e9changes (supprimer certains d\u00e9placements\u2026)<br \/>\n\u2022\tContribuer au D\u00e9veloppement Durable<\/p>\n<p>\u00ab Investir durablement, c\u2019est \u00e9conomiser, \u00bb souligne Gilles Joly. \u00ab Jusqu\u2019\u00e0 une date r\u00e9cente, il y avait le traditionnel parapheur, par o\u00f9 passaient bon an, mal an quelque 20 000 signatures financi\u00e8res. Aujourd\u2019hui, un seul clic d\u00e9clenche la circulation d\u2019un document, jusqu\u2019\u00e0 sa t\u00e9l\u00e9transmission, et permet le suivi de son parcours. Avant, on envoyait un agent \u00e0 la sous-pr\u00e9fecture de Thonon avec les documents. Cela ne repr\u00e9sente que 30 kilom\u00e8tres aller-retour, mais si on tombait sur un jour de march\u00e9, c\u2019\u00e9tait souvent une matin\u00e9e perdue pour un agent qui aurait pu faire quelque chose de plus utile dans la commune ! Et s\u2019il y avait par malheur une erreur, il fallait recommencer ! En 2010, avec notre nouvelle organisation, un acte juridique est acquitt\u00e9, re\u00e7u, valid\u00e9 en un quart d\u2019heure, et le mandat de paiement peut partir dans la journ\u00e9e. \u00bb<\/p>\n<p>\u00ab Aujourd\u2019hui, plus de 300 mairies, collectivit\u00e9s locales, CDG ont choisi la GED NOVAXEL, pour travailler autrement, et contribuer \u00e0 am\u00e9liorer leur m\u00e9tier au niveau \u00e9conomique et \u00e9cologique, \u00bb pr\u00e9cise Martine Joulia-Cubizolles \u2013 Directrice G\u00e9n\u00e9rale de NOVAXEL.<\/p>\n<p><strong>Actes concern\u00e9s<\/strong><br \/>\nAffaires juridiques : d\u00e9lib\u00e9rations, contrats, conventions, d\u00e9cisions, arr\u00eat\u00e9s du maire<br \/>\nFinances : paye et tous les mandats (paiements) et titres (recettes)<br \/>\nRessources Humaines : \u00e9l\u00e9ments de carri\u00e8re, nominations, recrutement, avancements<\/p>\n<p><strong>D\u00e9roulement du projet<\/strong><br \/>\nLe projet de restructuration de l\u2019informatique avait fait l\u2019objet de discussions au cours du second semestre 2008. Il fut annonc\u00e9 au cours de la c\u00e9r\u00e9monie des v\u0153ux 2009, avec les encouragements du maire, Jean-Fran\u00e7ois Baud, soucieux de lancer une remise \u00e0 niveau significative des outils de gestion : \u00ab\u00a0Je suis entr\u00e9 r\u00e9solument dans le dispositif lorsque j\u2019ai vu l\u2019int\u00e9r\u00eat de l\u2019op\u00e9ration,\u00a0\u00bb a d\u00e9clar\u00e9 M. Baud. La mission \u00e9tait de participer \u00e0 la modernisation des moyens d\u2019action de l\u2019Administration. La mise en place du chantier fut lanc\u00e9e \u00e0 partir de septembre 2009, pour s\u2019achever en avril 2010. La premi\u00e8re phase a consist\u00e9 \u00e0 mettre en fonction un serveur de GED (nouveau mat\u00e9riel informatique). Au cours de l\u2019ann\u00e9e 2009 s\u2019est d\u00e9roul\u00e9e la formation \u00e0 la GED d\u2019un groupe d\u2019utilisateurs-pilotes par les soins de la soci\u00e9t\u00e9 NOVAXEL, suivie en Phase 2 de la mise en place de la signature \u00e9lectronique (avec la solution ChamberSign). La nouvelle r\u00e9glementation du Code des March\u00e9s Publics pr\u00e9voit qu\u2019\u00e0 partir du 1er juillet 2010 le d\u00e9lai de paiement d\u2019une facture sera ramen\u00e9 \u00e0 30 jours (il fut \u00e0 90 jours \u00e0 une \u00e9poque). La Ville de Douvaine est d\u2019ores et d\u00e9j\u00e0 op\u00e9rationnelle pour un respect plus que confortable de ce nouveau d\u00e9lai de paiement. <\/p>\n<p><strong>Mise en \u0153uvre<\/strong><br \/>\n\u00c0 la base de la conception du projet de la d\u00e9mat\u00e9rialisation, et ensuite \u00e0 la ma\u00eetrise d\u2019\u0153uvre, on trouve la soci\u00e9t\u00e9 A2eCdoc d\u2019Annecy, sp\u00e9cialiste de la gestion du document num\u00e9rique et de la d\u00e9mat\u00e9rialisation, intervenant comme guichet unique de la d\u00e9mat\u00e9rialisation \u00e0 valeur juridique probante, dont le responsable a co-anim\u00e9, avec Gilles Joly pour la Ville de Douvaine, le Comit\u00e9 de Pilotage du projet. \u00ab J\u2019ai retenu et pr\u00e9conis\u00e9 NOVAXEL apr\u00e8s avoir attentivement examin\u00e9 ce que l\u2019on trouvait sur le march\u00e9 de la GED, \u00bb a comment\u00e9 M. Christian Vormus, fondateur-g\u00e9rant de A2eCDoc. \u00ab Je suis tomb\u00e9 parfois sur de v\u00e9ritables usines \u00e0 gaz, et NOVAXEL est sorti nettement du lot, avec son ergonomie si particuli\u00e8re, et pourtant si famili\u00e8re, en forme d\u2019armoire organis\u00e9e en \u00e9tag\u00e8res, classeurs, dossiers, intercalaires, documents\u2026 \u00e0 la diff\u00e9rence que dans une armoire classique en dur un document peut avoir \u00e9t\u00e9 enlev\u00e9 pour consultation, mal reclass\u00e9, perdu&#8230; avec NOVAXEL, jamais, il est toujours au bout du clic ! On estime qu\u2019avec l\u2019organisation ancienne sur papier, les t\u00e2ches de classement, circulation,  recherche consommaient 10 \u00e0 20% du temps du personnel. La rationalisation de la logistique documentaire (cycle, flux d\u2019\u00e9coulement des documents, aussi connu sous le nom de workflow) fait sauter ces ralentissements, ces goulots d\u2019\u00e9tranglement, et apporte en prime s\u00e9curit\u00e9, confiance, \u00e9conomie, respect de l\u2019environnement\u2026 ce qui n\u2019est pas peu de chose ! \u00bb conclut Christian Vormus, g\u00e9rant de A2eCDoc, qui pr\u00e9cise que le projet r\u00e9alis\u00e9 fait certes appel \u00e0 NOVAXEL pour la GED, mais aussi \u00e0 ChamberSign pour le certificat \u00e9lectronique, Lex Persona pour la signature \u00e9lectronique et ArchivesLegalSolutions pour le coffre d\u2019archivage num\u00e9rique. <a href=\"http:\/\/www.a2ecdoc.eu\">www.a2ecdoc.eu<\/a><\/p>\n<p><strong>Extension au milieu \u00e9conomique<\/strong><br \/>\nLes partenaires (fournisseurs pr\u00e9sents et potentiels) ont \u00e9t\u00e9 avis\u00e9s et sont sollicit\u00e9s pour eux aussi prendre en compte l\u2019initiative de d\u00e9veloppement durable de la Ville de Douvaine et participer \u00e0 l\u2019efficacit\u00e9 du Service Public en n\u2019envoyant si possible \u00e0 la Commune que des documents d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s (devis, factures\u2026).<\/p>\n<p><strong>\u00c0 propos de la commune de Douvaine, \u00ab Porte du L\u00e9man \u00bb<\/strong><br \/>\nChef-lieu de canton de Haute-Savoie, situ\u00e9 \u00e0 la fronti\u00e8re franco-suisse, \u00e0 mi-chemin entre Gen\u00e8ve et Thonon-les-Bains. C&rsquo;est un des points de passage oblig\u00e9s sur la route des sports d&rsquo;hiver, ou des visites des rives du L\u00e9man. Altitude : 428 m &#8211; Habitants : 5 000. Proche des stations des stations de ski Avoriaz, Morzine, les Gets, Ch\u00e2tel, Bellevaux-Hirmentaz, Hab\u00e8re-Poche, les Brasses &#8230;mais \u00e9galement des centres urbains de la r\u00e9gion Thonon-les-Bains, Evian-les-Bains, Annemasse et Gen\u00e8ve (Suisse). <a href=\"http:\/\/www.douvaine.fr\">www.douvaine.fr<\/a><\/p>\n<p><strong>\u00c0 propos de Novaxel<\/strong><br \/>\nNOVAXEL d\u00e9veloppe et \u00e9dite un logiciel de GED (gestion \u00e9lectronique de dossiers) : \u00ab Novaxel \u00bb, num\u00e9ro un de la GED intuitive. Fond\u00e9e en 1994, NOVAXEL conna\u00eet un d\u00e9veloppement continu sur le march\u00e9 de l\u2019entreprise. La soci\u00e9t\u00e9 \u00e9tablie \u00e0 Lyon, compte aujourd\u2019hui pr\u00e8s de 100 000 utilisateurs, une majorit\u00e9 de PME\/PMI, mais aussi des grands r\u00e9seaux d\u2019assureurs (AGF, GFA), des experts-comptables, des transporteurs, des Collectivit\u00e9s locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu\u2019Alcatel, Chantiers de l&rsquo;Atlantique, Vinci, Office public HLM Nanterre, Os\u00e9o, SAPRR, SNCF, etc. Quelques r\u00e9centes r\u00e9f\u00e9rences : CNRS, Futuroscope, Camif, MAIF, Mutuelle Minist\u00e8re Int\u00e9rieur, pr\u00e9fecture de Rennes, ch\u00e8ques d\u00e9jeuner, Calberson. L\u2019offre de la soci\u00e9t\u00e9 s\u2019est  enrichie r\u00e9cemment gr\u00e2ce \u00e0 un module de workflow et l\u2019int\u00e9gration des certificats \u00e9lectroniques d\u00e9livr\u00e9s par ChamberSign, ce qui en fait la premi\u00e8re \u00ab GED de Confiance \u00bb. Novaxel est membre de l\u2019association \u00ab R\u00e9seau Entreprendre Rh\u00f4ne-Alpes \u00bb &#8211; <a href=\"http:\/\/www.novaxel.com\">www.novaxel.com<\/a><\/p>\n<p><strong>Contacts presse<\/strong><\/p>\n<p>Novaxel<br \/>\nMartine Joulia-Cubizolles<br \/>\nDirectrice G\u00e9n\u00e9rale<br \/>\nT\u00e9l. 04 78 30 62 41<br \/>\nEmail : m.joulia@novaxel.tm.fr<br \/>\n<a href=\"http:\/\/www.novaxel.com\">www.novaxel.com<\/a><br \/>\nActual Public Relations<br \/>\nDelphine Boutrin \/ Herv\u00e9 Delemarre<br \/>\nT\u00e9l. directs : 01 41 10 41 15 \/ 11<br \/>\nEmail : delphine@actual.fr \/ herve@actual.fr<br \/>\n<a href=\"http:\/\/www.actual.fr\">www.actual.fr<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Douvaine (Haute-Savoie) re\u00e7oit une distinction pour cette initiative en faveur du D\u00e9veloppement Durable La Ville de Douvaine (Haute-Savoie) vient de mener \u00e0 bonne fin un ambitieux programme de d\u00e9mat\u00e9rialisation avec la solution de GED intuitive de NOVAXEL. 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